Mikä on tietojärjestelmä?

Tietojärjestelmällä viitataan yleisesti tietokoneohjelmaan tai -ohjelmistoon. Tämä ei ole sinänsä väärin, mutta tietojärjestelmä on käsitteenä paljon laajempi. Se voi kattaa kokonaisen järjestelmän, joka koostuu tietoa käsittelevistä tietokoneista, järjestelmään tietoa syöttävistä ihmisistä, dataa sisältävistä tietokannoista ja eri rajapinnat yhteen niputtavasta ohjelmistosta. Järjestelmän tarkoituksena on käsitellä tietoa tehokkaammin ja helpottaa toimintaa, tai tietyissä tilanteissa mahdollistaa koko toiminta, jonka toteuttaminen ilman modernia tietojärjestelmää olisi mahdotonta.

Esimerkkinä modernista tietojärjestelmästä voidaan käyttää CRM-järjestelmää. CRM on lyhenne sanoista Customer Relationship Management, suomeksi asiakkuudenhallintajärjestelmä. Yksinkertaistettuna kyse on tietojärjestelmästä, jonka avulla hallitaan ja kehitetään asiakassuhteita, lisätään myyntituloja sekä kasvatetaan markkinaosuuksia. Järjestelmä tuo yhteen ihmiset, prosessit ja teknologian, parantaen asiakkuussuhteita. Esimerkkinä viime vuosina suosiota kasvattaneeseen Microsoftin Dynamics CRM -tietojärjestelmään voit tutustua Microsoftin kotisivuilla.

CRM-järjestelmien toimittajia on useita, mutta pääperiaate on aina sama: Asennetaan palvelinohjelmisto, tietokanta dataa varten erilliselle tietokantapalvelimelle ja lisäksi työasemille työasemanohjelmistot, joilla järjestelmää käytetään ja hallitaan. Tämän jälkeen järjestelmä konfiguroidaan organisaation tarpeisiin sopivaksi. Usein myös puhelinjärjestelmä liitetään mukaan, jos kyseessä on yritys, joka ottaa asiakkailtaan vastaan paljon puheluita.

Tiedon käsittely helpottuu kertaheitolla

Kun järjestelmä on konfigurointi ja siirretty tuotantoon, alkavat työntekijät käyttämään sitä ja viemään sinne dataa, esim. uusia asiakkuuksien tietoja. CRM-järjestelmä korvaa nipun vanhoja järjestelmiä, joilla on suoritettu osa CRM-järjestelmän tehtäviä esimerkiksi paperimuodossa. Jo pian käyttöönoton jälkeen järjestelmän avulla saadaan tehostettua asiakkuuksien hallintaa, ja esimerkiksi voidaan heti asiakkaan soittaessa automaattisesti nähdä hänen tietonsa, mukaan lukien asiakashistoria ja aikaisemmat hankinnat. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa useita eri toimintoja, kuten automaattiset hälytykset asiakkaista, jotka eivät ole olleet aktiivisia pitkään aikaan. Kun tämä tieto on olemassa, voidaan näihin asiakkaisiin ottaa yhteys ja heille voidaan kohdistaa erilaisia tarjouskampanjoita. Tavoitteena on saada heidät takaisin aktiivisiksi asiakkaiksi.

Tietojärjestelmät ovat laajoja kokonaisuuksia, joiden tavoitteena on tehostaa koko organisaation toimintatapoja. Kyse ei ole pelkästään tietotekniikasta: koko yrityksen prosessit tulee käydä läpi ja miettiä, mikä osa-alue tarvitsee tehostamista. Sitoutumista vaaditaan koko yrityksen työntekijöiltä, varsinkin, kun uusi järjestelmä otetaan käyttöön. Monilla firmoilla on kertynyt vuosien varrella useita päällekkäisiä järjestelmiä, jotka voitaisiin korvata yhdellä, hyvin suunnitellulla järjestelmällä. Tämä säästäisi aikaa sekä rahaa ja tehostaisi toimintaa. Tietojärjestelmäprojektit vaativat koko organisaation osallistumista ja panosta. Epäonnistuneista järjestelmistä saa lukea lehdistä harva se päivä. Huonosti suunniteltu järjestelmä ei valmistu ajoissa, budjetissa ei pysytä ja joskus järjestelmähankkeita jopa perutaan vuosien työn ja miljoonien sijoitettujen eurojen jälkeen.