Datalla viitataan nykyisin useimmiten tietotekniikkaan, missä data tarkoittaa informaatiota ja tietoa. Menemättä filosofiseksi ja kysymättä mitä on tieto, keskitytään tässä artikkelissa datateknologioihin tietotekniikassa ja tietojärjestelmissä.
Perinteisesti datalla tarkoitetaan ns. transaktiodataa, kuten asiakkaan laskutustietoja tilausjärjestelmän tietokannassa. Viime vuosina mediassa on puhuttu paljon big datasta, mihin voit perehtyä tarkemmin IBM:n artikkeleissa.
Tietoa varastoidaan perinteisesti tietokantoihin (tietovarastoihin, englanniksi database). Kyseessä on kokoelma tietoja, joilla on yhteys toisiinsa. Yksinkertainen esimerkki tietokannasta on kalenteri – tietokannan ei tarvitse olla sähköisessä muodossa. Tietokantoja on kaikkialla, ja hyvä esimerkki tästä on kirjasto, joka on kuin yksi iso tietokantakeskus. Miten kirjat lajitellaan, kuka niitä lainaa, mitä inventaariosta löytyy… Kaikki tämä on dataa kirjaston tietokannassa, jota kirjastontyöntekijät täydentävät.
Tietokantojen koot voivat vaihdella suuresti. Esimerkiksi ison yrityksen tietokannat asiakkaista vaativat kokonaisia levyjärjestelmiä tallennustilaa, mutta yksinkertainen tietokanta pienyrityksen asiakkaista voi sen sijaan pyöriä helposti yhdellä tietokoneella. Iso määrä dataa vaatii ison määrän arvokasta tallennustilaa, ja suuryritysten levyjärjestelmät maksavat miljoonia euroja.
Asiakastiedot haltuun taulukkoon
Tietotekniikassa tietokannat esitetään taulukkorakenteella. Sarakkeella on aina jokin tietotyyppi, joka kertoo, minkälaista tietoa kyseiseen sarakkeeseen tallennetaan. Yksinkertainen tietokanta voi olla esimerkiksi sellainen, johon tallennetaan asiakkaan etunimi, sukunimi, ikä ja ID-tunnus. Jälkikäteen näitä tietoja voidaan hakea ja muokata.
Asiakasdata on yrityksille korvaamatonta. Dataa käsittelemällä saadaan paljon arvokasta tietoa asiakkaiden kulutustottumuksista, mitä he ostavat sekä milloin ja minkälaisia määriä. Voidaan etsiä trendejä; esimerkiksi voidaan todeta, että tietyn musiikkiartistin levyjä ostavat tietynikäiset asiakkaat. Tämän jälkeen tätä tietoa voidaan käyttää hyväksi markkinoidessa kyseistä musiikkilevyä, ja markkinointi saadaan kohdennettua tälle asiakasryhmälle.
Toinen esimerkki on tuotesijoittelu. Asiakasdataa käsittelemällä nähdään, mitä tuotteita tietyt asiakasryhmät ostavat. Kun tämä tieto on olemassa, voidaan tuotteet sijoitella sillä tapaa, että niiden myynti saadaan maksimoitua. Verkkokaupassa voidaan automaattisesti tarjota tietyn tuotteen ostajalle toista tuotetta, jonka on todettu kiinnostavan ensimmäiset tuotteen ostajia.
Monet IT-ammattilaiset erikoistuvat tietokantoihin ja tietokantakyselyihin. He löytävät tietokannoista eri kyselyillä tietoja, jotka ovat yrityksille rahanarvoisia. Pelkkä data ei vielä riitä, vaan lisäksi pitää tietää, miten ja mitä hakee, jotta datasta tulisi arvokasta.